הקמת עסק מזון בתקציב מוגבל
הגיעה אלי יזמת המעוניינת להקים מסעדה כפרית בביניין לשימור בעיירה קטנה.​
הקונספט היה, בית קפה המגיש גם ארוחות, ומעדניה למכירת מוצרים ארוזים,​
ייחודיים ושונים.​
התקציב היה 300,000 ש"ח ל- 70 מ"ר פנימי ועוד 40 מ"ר רחבה חיצונית לשימוש​
המסעדה.​

בשיחתנו הראשונה הבהרתי ללקוחה שבתקציב כזה אי אפשר להקים את סוג העסק​
ברמה שהיא מעוניינת, והצעתי לה לגייס מימון נוסף. לשאלה כמה מימון צריך, עניתי​
שצריך יהיה לבדוק את המקום ולעשות תוכנית עסקית.​
קודם כל ביצענו בדיקת תשתיות כדי לוודא שהתשתיות מתאימות לדרישות המינימום​
לקבלת רישיון עסק, חשוב לבדוק האם חיבור החשמל לביניין מתאים לדרישות העסק,​
האם הביוב מתאים, האם יש מקום לארובת מנדף, האם גובה התקרה מספיק לדרישות, ועוד.​

לאחר מכן ביצענו בדיקת שוק:​
- מי הלקוחות בחלוקה לפי מחלקות (מסעדה, מעדניה)​
- מה הם יקנו ובכמה כסף​
- כמה לקוחות פוטנציאליים יש​
- מה תדירות ההגעה הצפויה שלהם לעסק​
- מה תהיה חלוקת ההכנסות בין המסעדה למעדנייה​

שלב אחרון היה חידוד הקונספט על כל מרכיביו, כדי להבין את רמת הריווחיות הצפויה.​

לאחר בדיקות אלו הכנו תוכנית עסקית מלאה שכללה את תוכנית ההשקעות וכן את​
צרכי ההון החוזר של העסק עד שיגיע לרווחים. התוכנית העסקית נעשתה לפי התרחיש​
הריאלי (להערכתי), אך כמובן בוצעו גם ניתוחי רגישות. לבסוף סוכם שנגייס​
עוד 150,000 ש"ח.​

התוכנית העסקית נבנתה בצורה מודולרית, היו לעסק שלושה שלבי הקמה:​
- שיפוץ החלל הפנימי והכנת התשתית לאזור החנות ולאזור המסעדה.​
- סיום הקמת אזור החנות והכנתו לעבודה.​
- שיפוץ הרחבה החיצונית.​

מחומשים ב- 450,000 ש"ח. נכנסנו לתהליך ההקמה.​
הרחבנו את התוכנית העסקית לכדי תוכנית פעולה לליווי הפרוייקט שכללה, תזרים​
מזומנים צפוי לחודשי ההקמה וחודשי התפעול הראשונים, הגדרת אנשי המקצוע​
שילוו את הפרוייקט (צוות ההקמה) כולל תיאור הדרישות מהם.​
כמה מילים על אנשי מקצוע: בתחום הקמת עסקי מזון – תמיד עדיף אנשי מקצוע​
שמכירים את התחום. ישנם הרבה נושאים שהם ספציפיים לעסקי מזון שאינם​
כמו בעסקים אחרים.​

צוות ההקמה כלל:​
- אדריכל – אחראי על חלוקת השטחים בעסק ומתן קונספט עיצובי למסעדה​
- מתכנן מטבחים – תכנון המטבח בצורה שתענה על הדרישות התפעוליות​
  ותהיה בהתאם לדרישות משרד הבריאות​
- יועץ קולינרי – פיתוח קונספט קולינרי ותפריט.​
- יועץ עסקי/תפעולי – ליווי הפרוייקט מבחינה עסקית, שיווקית, ותפעולית.​

כל אחד מאנשי המקצוע האלו צריך להיות מסוגל להתאים את עצמו לקונספט של​
העסק ולא לנסות לשנות אותו.​

שלב הכנת התוכניות האדריכליות הוא שלב קריטי בתכנון הפיננסי של הפרוייקט.​
הגדרתי לאדריכל תקציב פעולה שלפיו עלות הבניה לא תעלה על 600$ למ"ר.​
האדריכל אמר שהתקציב נמוך במקצת אבל אפשר יהיה לעבוד איתו.​
לאחר סיום התוכניות והכנת כתב כמויות על ידי האדריכל, קיבלנו הצעות מחיר מקבלנים​
שונים. היה חשוב לנו לקבל מספר גדול יחסית של הצעות מחיר, הן מקבלן שהגיע דרך​
האדריכל והן מקבלנים שהגיעו אלינו דרך המלצות. כל הקבלנים שהגישו הצעות היו כאלה​
שכבר הקימו בעבר עסקי מזון, נקודה שהיתה משמעותית ביותר בבחירתם. כתבי הכמויות​
נבדקו בקפידה על ידינו כדי לוודא שאין פערים גדולים בין התוכניות לכתב הכמויות וכן שאין​
נושאים משמעותיים שלא נלקחו בחשבון בכתב הכמויות.​

הצעות המחיר הראו לנו חריגה של 15% מהתקציב שהוגדר לאדריכל. לכן החזרנו את​
התוכניות לאדריכל לשיפור כדי להוריד את העלויות. לאחר התהליך הגענו לתקציב המוגדר​
ובחרנו קבלן. בחוזה ההתקשרות עם הקבלן הוגדרו מספר ימי העבודה הצפויים ואת תאריך​
הסיום המובטח. החוזה נחתם בשיטת פרס/קנס לפיה איחור במסירה יעלה לקבלן כסף​
אבל הוא יתוגמל עבור זירוז העבודה.​

בזמן תחילת העבודות במקום התחלנו לבחור חומרי גמר, ציוד מטבח, וריהוט. לאחר​
הגדרת המפרטים של פריטים אלו דאגנו לקבל מספר הצעות מחיר לכל פריט, תהליך​
ארוך ומייגע אך כזה שהוכיח את עצמו בחסכון. הפרשים של עשרות אחוזים בציוד​
מטבח כבד, ולפעמים מאות אחוזים בריהוט, ריצוף ופריטי עיצוב שונים כגון צנצנות,​
קופסאות וכדומה.​
יש לזכור שלאורך כל התהליך הנחתה אותנו האמרה ש"זול זה יקר". הכוונה היתה לחסוך​
בעלויות אך לעולם לא להתפשר על איכות או על מראה.​

בנושא תנאי התשלום התמקחנו. המטרה היתה לפרוס את עלויות ההקמה לאורך זמן רב​
ככל האפשר, לפי ההנחה שכשהעסק יפתח, תזרים המזומנים יהיה טוב יותר.​

לאורך השיפוץ נתקלנו בבעיה משמעותית אחת שהיתה לא צפוייה מראש, בנושא ארובת​
המנדף. למרות המחשבה הראשונית שהארובה תצא ישירות לגג הביניין, הסתבר לנו​
בשלב הבניה שצריך יהיה להעביר אותה לחלקו האחורי של הבינין. השינוי הזה עלה​
לנו ביוקר כ- 10,000 ש"ח. סכום זה היווה את החלק הארי מהחריגה הכוללת​
בתקציב ההקמה.​

הגענו לפתיחת המסעדה ביום המיועד ובחריגה של 8.9% מהתקציב הראשוני (לפני דרישות​
הון החוזר).​
המסעדה החלה לפעול כשבוע לאחר המועד המשוער, ולאחר כשבועיים החלנו ביישום​
תוכנית השיווק שלנו. המסעדה הגיעה לאיזון תפעולי תוך כשלושה חודשים, כחודשיים​
לפני התכנון לפי התוכנית העסקית.​

עשרת הדברות להקמת עסק מזון בתקציב מוגבל:​
- הכנת תקציב ריאלי להקמה של עסק, לפי הקונספט הנבחר​
- בדיקה מקדמית מקיפה של תקציבים​
- הכנת תוכנית עסקית מדוייקת הכוללת מספר תרחישים​
- הכנת תוכנית פעולה מדוייקת ומתומחרת​
- בחירה נבונה של צוות הקמה​
- ניהול תזרימי בזמן אמת​
- לא להתפשר – לחפש​
- לא להתבייש להתמקח​
- לזכור שזול זה בדר"כ הרבה יותר יקר​
- לא לשכוח הון חוזר